Lista di controllo per la gestione asset informatici (ITAD, IT Asset Disposition)

Esegui in anticipo la due diligence, poni le domande giuste e svolgi una ricerca adeguata. Sarai felice di averlo fatto.

Sappiamo fin troppo bene che non è sufficiente che il processo di gestione asset informatici rimanga “lontano dagli occhi, lontano dal cuore”. Se non prendi misure adeguate, severe sanzioni normative e perdita di reputazione possono influenzare notevolmente il futuro della tua organizzazione. Che tu stia cercando di liberarti dell’attrezzatura che la tua società ha tenuto in magazzino o di cambiare i gestori di asset informatici, è importante cercare un’assistenza professionale.

Esistono molti gestori, ognuno con diversi livelli di servizio, il che non semplifica il processo di selezione. Tuttavia, puoi iniziare a porre le seguenti domande al tuo attuale o potenziale gestore ITAD:

Couple working at desk with laptop

Quali servizi offre? Sono completi e applicabili a tutte le aree del processo di smaltimento richiesto dalla tua organizzazione?

Quando inizi la verifica, innanzitutto, chiedi se si adattano alle tue esigenze e se sono sufficientemente completi da non generare problemi di compatibilità in futuro. I costi possono aumentare rapidamente se il tuo gestore si affida eccessivamente ai subappalti per compensare le aree in cui è carente. Sarà la tua azienda a doverseli accollare e il monitoraggio degli asset potrebbe essere difficile. È inoltre importante prestare attenzione al quantitativo dell’attrezzatura. Il gestore ha gli strumenti adeguati per effettuare operazioni su larga scala senza bisogno di aiuto esterno? Servizi come la cancellazione dei dati in loco, quella remota, il riciclaggio e le riparazioni sono esempi da considerare. Visita la pagina dei servizi di EPC per ulteriori esempi.

Quali certificazioni possiede il gestore di asset informatici ITAD e si estendono alle sedi internazionali?

Il controllo delle sue credenziali è una procedura standard, ma a volte la tua organizzazione può trascurare le esigenze internazionali a lungo termine. Verifica che sia certificato e rispetti gli standard più rigorosi del settore. Se non sai cosa cercare, consulta il glossario di EPC per ottenere più informazioni su alcuni dei principali enti di accreditamento in questo campo.

Come vengono protetti i dati durante il processo di smaltimento e quali misure di responsabilità sono state adottate?

Chiedi al tuo gestore informazioni su come garantisce la protezione degli asset durante il trasporto e quando giungono nelle sue strutture. Esiste una catena di custodia sicura? Quali soggetti hanno accesso agli asset e quali protocolli di sicurezza in loco hanno posto in atto? È importante sottolineare che dovresti anche conoscere il loro processo di sanificazione e sapere se è certificato. Ad esempio, EPC sanifica i dischi rigidi con un processo di sovrascrittura certificato NAID.

Quanto è flessibile il gestore di asset informatici nello sviluppo di servizi personalizzati specifici per le esigenze della tua organizzazione?

Ogni azienda è diversa e rispetta un diverso insieme di normative. Informati con il tuo gestore sulla sua esperienza di lavoro con imprese simili alla tua. Raccogli storie e referenze dei clienti e chiedi alla tua stessa rete professionale di gestori che potrebbero essere una buona soluzione. Inoltre, EPC incoraggia le organizzazioni a visitare le sue strutture e ad assistere in prima persona ai processi.

Qual è il loro livello di competenza in merito alla conformità e alle normative specifiche del settore in cui opera la tua organizzazione?

Come accennato in precedenza, i gestori con certificazioni standard sono adeguatamente attrezzati per soddisfare la maggior parte dei requisiti normativi nazionali e internazionali. Informati su eventuali esigenze specifiche del tuo settore per verificare se il gestore è in grado di soddisfarle agevolmente.

Quali rapporti vengono forniti per dimostrare la conformità della tua organizzazione ai requisiti normativi?

È anche una buona idea chiedere al tuo potenziale gestore di asset informatici informazioni sul processo di presentazione dei rapporti. In che modo accederai alle informazioni e con quale tempestività gli asset ricevuti saranno aggiornati nel sistema? Quali tipi di rapporti sono disponibili e in che formato? Per risparmiare del tempo, chiedi anche informazioni sull’integrazione del sistema. Se i rapporti di controllo possono mettersi in relazione con i tuoi, è possibile ottenere un efficiente livello di automazione fornendo riepiloghi alle parti interessate.

Il gestore ITAD può dimostrare la sua capacità di massimizzare i proventi sugli asset da restituire?

Il loro recupero è molto importante per i profitti della tua organizzazione. In breve, è la capacità del gestore di massimizzare il valore dell’attrezzatura utilizzabile. Un gestore efficiente può facilmente dimostrare in che modo ha aiutato i suoi clienti a ricavare valore dalla loro attrezzatura e come questo abbia influito sui risultati aziendali reali. Qual è il suo approccio? Vende intere attrezzature o pezzi di ricambio quando è opportuno? Inoltre, prendi nota dei dettagli, tra cui la presenza di una guida esaustiva per l’imballaggio. Può aiutarti a ridurre al minimo i danni e ad aumentare il valore di rivendita.

In che modo il gestore smaltisce l’attrezzatura rotta o a fine ciclo vitale? Questo processo è subappaltato?

È essenziale sapere ciò che farà con l’attrezzatura restituita. Qual è il suo piano per ridurre al minimo i rifiuti e smaltire i materiali nocivi? È ben informato sull’economia circolare e su altre procedure IT ecologiche? È utile comprendere quale parte del processo di riciclaggio è affidato ad altri e dove andrà.

Qual è il suo grado d’impegno in una cultura e in processi ecosostenibili?

Un gestore di asset informatici orientato alla sostenibilità mette in pratica ciò che dichiara. È consapevole della sua impronta di carbonio? Offre riparazioni per mantenere l’attrezzatura in uso più a lungo? È impegnato con la comunità e sostiene le iniziative ecologiche? Lavorare con un’organizzazione tanto attenta all’ambiente quanto la tua favorisce la responsabilità e ha un impatto reale. Un insieme di valori condivisi è ciò che ci lega e conferma che stai facendo la scelta giusta.

Quanto è efficace il livello di assistenza del gestore di asset informatici?

È importante trovarne uno competente che soddisfi le tue preferenze, ma non ha senso se non riesci a ottenere un’assistenza adeguata quando ne hai bisogno. Chiedi maggiori informazioni sulla comunicazione. Avrai un team dedicato ai tuoi progetti? Le linee di comunicazione non conoscono ostacoli e sono facili da utilizzare? Ad esempio, lavorare con un gestore indipendente di asset informatici potrebbe offrire un supporto più veloce rispetto a un OEM che esternalizza la comunicazione o addirittura l’intera assistenza, creando canali sovrapposti. Saltare la fila può garantirti un’assistenza tempestiva, proteggendo il tuo ritorno sull’investimento dalle instabili fluttuazioni del valore equo di mercato dell’attrezzatura IT.

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